LE REFERENTIEL ADRESSE DE LA POSTE

L’adresse est un indicateur et un repère géographique. Elle appartient au patrimoine collectif et individuel. Elle est liée à l'identité de chacun - "l'indication du domicile d'une personne", selon la définition des dictionnaires - voire à sa propriété : ne dit on pas " Je vous donne mon adresse "

L’adresse est l'unique lien entre l’émetteur et le destinataire d’un envoi, quelque soit sa forme, papier ou électronique. Elle permet l’échange et la diffusion de l’information, elle mérite un soin particulier, car c'est l'une des clés de la communication.

La clé d'entrée universelle

Dans les modes électroniques de communication, l'adresse est la clé d’entrée universelle de toute base de données, qu’elle soit conçue pour la gestion de clientèle, la facturation, le marketing, pour l’envoi de messages EDI ou pour l’expédition de courrier hybride.

La généralisation des échanges de données informatiques nécessite de préciser et d’organiser le contenu de l’adresse en amont de son écriture physique sur le courrier. Une référence géographique juste, exhaustive et actuelle, respectant la norme définie de manière fine et précise (voir encadré), facilite la constitution et la gestion d’une base de données Adresses et permettra les échanges.

La poste donne l'exemple

La Poste, légitimée par la nature de son activité, son savoir-faire et son implantation nationale, a porté un intérêt particulier à l’adresse, qu'elle considère comme un moteur de développement du courrier. Elle a ainsi créé un système d’information géographique et postal qui s’articule autour d’une base de données comprenant toutes les adresses géographiques du territoire.

L'adresse dans les bases de données

Quelle que soit son utilité et son utilisation, toute base de données comporte des adresses. Chaque base de données inclut deux types de données : les données "références" et les données propres au système et à l’activité gérée.

Dans un système d’information géographique, les données référentielles seront les informations géographiques simples comme le nom de la voie, le numéro dans la voie... les données spécifiques seront celles qui qualifient un aspect particulier des données référentielles : le service responsable du réseau voirie bénéficiera par exemple des données relatives à la maintenance des installations pour une rue...

Les données spécifiques ne sont pas forcément partagées par tous les types d'utilisateurs à qui elles ne sont pas systématiquement nécessaires.

Les données référentielles sont, en revanche, utiles à tous, dans la mesure où les informations spécifiques leur sont rattachées.

La qualité de ces données référentielles est donc primordiale pour la cohérence du système global.

Les principes de construction d’une base de données référentielles

Une base de données référentielles est une base de données recensant ou attachant les informations existantes relatives à un objet.

Le principe du référentiel repose sur l’unicité des données (chaque objet bénéficie d’un matricule, comme, par exemple, le numéro INSEE unique pour chaque entreprise), la profondeur des informations que la base contient (exhaustivité) et la facilité de l’accès à l’information (dans le sens où elle est commune au plus grand nombre).

Ces informations doivent être décrites et intégrées dans la base de données selon des règles précises qui vont permettre les modes de traitements propres à l’activité du propriétaire de la base : édition d’étiquettes adresses, envoi de courrier...

La construction d'une base de données

Pour construire une base de données, plusieurs étapes sont considérées comme prioritaires et incontournables :

Une description précise de chaque donnée à traiter

Il s’agit de lister toutes les données utiles, de leur donner une définition précise et d'en constituer un dictionnaire. La difficulté de construction d'un référentiel réside, tout d’abord, dans la définition de son contenu : ses composants élémentaires (données), leurs propriétés (les attributs) et les liens qui les unissent (relations entre deux objets de type "appartient à" ) doivent être identifiés.

Une adresse est constituée de plusieurs composants : le numéro dans la voie, le type de voie, le nom de la voie, le lieu-dit, le code postal, le nom de la localité.Les règles de structuration d’une adresse sont définies par la nouvelle norme (voir encadré)

L’utilisation de règles uniques de gestion sur les données est primordiale car les échanges de données entre systèmes s'en trouvent facilités.

Le choix de la référence de fond :

Il s’agit de déterminer la (ou les) source(s) d’information pour les données et de choisir celle qui sera la plus fiable.

Les données d’adresse sont gérées par différentes entités administratives : les collectivités pour le numéro dans la voirie, la DGI pour le code RIVOLI, l’INSEE pour le code des communes, la Poste pour le code postal...

Or, souvent, les sources d’information sont multiples pour une même donnée (par exemple, le numéro dans une voie publique est attribué par la collectivité, alors que ce sont les syndicats de propriétaires ou le promoteur immobilier qui l'attribuent dans une voie privée), il s’agit donc de déterminer quelle est la source de référence. Une entreprise qui met en place un référentiel n’est pas "propriétaire" de toutes les données, elle ne possède pas de pouvoir exclusif sur les règles qui régissent leurs attributions. Elle n'est qu’une utilisatrice des informations.

Lorsque la Poste a effectué une étude sur les différentes sources d’information concernant la dénomination des voies, elle a retenu l’arrêté municipal comme référence principale, la mairie étant à l’origine des événements survenant sur les voies.

Des circuits d’information fiables :

La mise en place d’un système d’information doit s’assortir de règles d’organisation permettant aux données de ‘vivre’. Il s’agit de définir, pour chaque donnée, celui des utilisateurs qui aura la capacité de la mettre à jour. Le recours à des fichiers externes pour cette mise à jour est également envisageable, l’objectif étant d’obtenir des données exactes, exhaustives et actuelles.

Les circuits de mises à jour des données prennent en compte leurs propriétaires et sont réactifs : les mairies devraient être requises pour mettre à jour les données concernant le libellé des voies, La Poste le sera pour la mise à niveau des données de l’adresse CEDEX (boîte postale) d’un individu et France Télécom pour les coordonnées téléphoniques...

Vers un partenariat entre La Poste et les mairies

Un circuit d’information entre les mairies et la Poste est à mettre en place afin de permettre une mise à jour de leurs bases de données adresses respectives. Des échanges d’informations ont déjà été formalisés dans une convention spécifique qui a pour objectif de définir plus largement les conditions de partenariat entre les deux entités.

La Mairie de Nantes et la Direction Départementale de La Poste de Loire Atlantique ont élaboré une première convention afin de définir en la matière, leurs intérêts communs et les modalités d’un partenariat.

En effet, la ville de Nantes possède un référentiel de la banque de données d’informations géographiques, composé d’éléments d’adresse dont elle partage la propriété avec ses partenaires. La Poste, dans le cadre du "plan qualité courrier", développe, quant à elle, une politique de normalisation et de fiabilisation de l’adresse appliquée notamment à son référentiel Adresse.

La convention décrit les actions à mener conjointement et les modalités de diffusion des informations.

Trois actions principales concernent :

- les échanges de fichiers informatiques à des fins de comparaisons pour obtenir un référentiel commun,
- la résolution des anomalies constatées sur le terrain concernant la dénomination et la numérotation des voies (numéros manquants, plaques de rue manquantes...) : les actions de recensement sont menées par la Poste et les corrections effectuées par les Mairies,
- le recensement des dysfonctionnements relatifs aux prestations courrier (distribution et collecte) pour une amélioration de la qualité de service de la Poste.

Par ailleurs, en 1997, une opération de fiabilisation des noms de voies des villes françaises de 5000 à 30000 habitants a été conduite par le Service National de l’Adresse de la Poste (SNA), afin de mettre en cohérence le référentiel adresses de La Poste avec les fichiers de voirie. La coopération entre les mairies et les Centres Opérationnels de l’Adresse, relais du SNA sur le terrain, a été très fructueuse et sera renouvelée. La Poste et les mairies ont ainsi fait montre d’une réelle volonté d’étendre leur partenariat à l’ensemble du territoire. Une convention nationale devrait prochainement naître de ces différentes opérations pour formaliser les accords.

L'adresse dans les SIG

Le SIG permet d’associer les données alphanumériques et les données graphiques.

En effet, en attribuant à ce numéro un point défini par un couple de coordonnées x, y cohérent avec le système de référence, on peut positionner l’ensemble (point et texte) sur un plan. On peut ensuite créer le lien entre des informations issues d’un fichier adresse et des informations graphiques (opération de géocodification). L’extrait de plan ci-après illustre l’intérêt du SIG en montrant en gras le choix de l’un des bâtiments par la désignation de son adresse (nom de la voie et numéro dans la voie).

La nouvelle norme

L’AFNOR a publié le 20 mai 1997 la nouvelle norme de l’adresse référencée XPZ10-011.

Initiés et pilotés par La Poste, ces travaux de normalisation ont réuni un groupe de professionnels de l’adresse (vente par correspondance, marketing Direct,...) et des représentants de consommateurs.

Il s’agissait de définir précisément les composants de l’adresse, ses règles de structuration ainsi que les règles de transcription sur le courrier.

La constitution de ce groupe fait suite à une série de constats justifiant l’évolution de la norme. Les professionnels du Marketing Direct arguaient par exemple la nécessité d’améliorer la ‘lisibilité de l’adresse’ et l’exhaustivité des informations concernant le destinataire d’un pli afin d’augmenter le taux de pénétration du marché avec le média courrier.

La nouvelle norme a pour objectifs:

-d'homogénéiser la composition des adresses et les règles de structuration (on échange bien si l’on possède les mêmes références),
- de faciliter le traitement du courrier (Adresse bien présentée, courrier plus vite distribué)
- de permettre une augmentation de l’utilisation du courrier comme moyen de communication.

La nouvelle norme autorise l’extension du nombre de caractères par ligne (38, au lieu des 32 actuellement). Elle établit les règles d’abréviations pour chaque ligne et définit les tables des mots abrégés. Elle formalise les règles de coexistence des informations géographiques et postales.

La norme est mise en application depuis Janvier 1998, un délai ayant été prévu aux gestionnaires de bases de données d’adresses afin de mettre à niveau leur système informatique.

Fiche élaborée par le groupe de travail "aide à la maîtrise d'ouvrage des SIG",

avril 1998